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Einleitung

CLARC EINVOICE bietet umfassende Funktionen für das elektronische Rechnungseingangsmanagement in Unternehmen.

Im Unterschied zu der herkömmlichen Rechnungsverarbeitung erfolgt die elektronische Rechnungsverarbeitung auf digitalem Wege und papierlos. Beginnend vom Rechnungseingang kann der gesamte Prozess bis hin zur Übertragung der Rechnungsmetadaten samt Rechnungen in die CLARC ENTERPRISE Verarbeitungstrecke oder an andere Folgesysteme automatisiert durchgeführt werden.

Über CLARC EINVOICE können zum einen klassische PDF-Rechnungen zum anderen PDF-Rechnungen mit unterschiedlichen Formaten wie zum Beispiel ZUGFeRD, Fattura PA verarbeitet werden. Dabei werden, die in der PDF-Datei eingebetteten XML-Metadaten vom entsprechend ausgelesen und an ein nachgelagertes System wie z.B. ERP weitergeleitet.

Für das EINVOICE Szenario ist CLARC MAILCAPTURE die Basistechnologie. CLARC MAILCAPTURE steuert hierbei den Rechnungseingangsprozess und die Übermittlung der Rechnungen. Des Weiteren kann sich CLARC MAILCAPTURE direkt in die Mailserverumgebung integrieren und verfügt über umfassende Funktionen zur Verarbeitung von E-Mails.

Der Prozess wird folgendermaßen durchgeführt: Eingehende E-Mail-Rechnungen werden über den entsprechenden Mailserver empfangen und von hieraus an CLARC MAILCAPTURE übergeben. Für eine möglichst einfache Bearbeitung sollte pro E-Mail eine Rechnung zur Verfügung gestellt werden. Tauchen in einer E-Mail mehrere Rechnungen auf, muss jede PDF-Rechnung die Begriffskennzeichnung „RECHNUNG“ oder „INVOICE“ im Dateinamen beinhalten. Die Begriffe zur Rechnungserkennung werden über eine Ressource im C4 gepflegt, die beliebig konfigurierbar ist.

Für die Übermittlung werden drei verschiedene Übertragungsprotokolle zur Verfügung gestellt.

Die Einstellungen für SMTP, POP3 oder IMAP4 finden Sie im Bereich MAILCAPTURE Grundkonfiguration.

  • SMTP (Simple Transfer Protocol)
  • POP3 (Postoffice Protocol - Version 3)
  • IMAP4 (Internet Message Access Protocol - Version 4)

Die Übertragung der Daten kann durch SSL (Secure Socket Layer) und TLS (Transport Layer Security) verschlüsselt werden.

In CLARC MAILCAPTURE können Funktionspostfächer eingerichtet werden, die je nach Einstellung automatisch angelegt, verwaltet und konfiguriert werden können. Die Konfigurationsinformationen finden Sie im Bereich MAILCAPTURE Postfachkonfiguration. In bestimmten Zeitabständen werden diese Postfächter gepollt und mittels POP3 und IMAP4 übertragen. Bei dem SMTP-Verfahren erfolgt die Weiterleitung der Rechnungen direkt.

Im Anschluss erfolgt die Verarbeitung der aufbereiteten PDF-Rechnungen mit und ohne ZUGFeRD oder Fattura PA Daten durch CLARC EINVOICE. Handelt es sich um eine PDF-Rechnung ohne ZUGFeRD und Fattura PA Daten wird diese Rechnung nach der Aufbereitung an den CLARC INVOICE READER zur Datenextraktion weitergeleitet. Die elektronischen Rechnungen werden direkt verarbeitet und automatisch an weitere Systeme weitergeleitet. Darüber hinaus kann die Originale eml-Datei samt aller ausgelesenen Rechnungsmetadaten sowie die PDF-Datei bei der Überführung mitgeführt werden.

Basis-Konfiguration

Im C4 wird CLARC EINVOICE unter folgendem Konfigurationsknoten verwaltet:

/clarc/Scripts/Process/xControl/eInvoice
ParameterBeschreibung

Allgemeine Properties

InvoiceOriginField

Der Standardwert von InvoiceOriginField ist "h_sinfo_origin" und beinhaltet das Zielfeld für die Herkunft der Rechnung. Die Angabe des Zielfelds kann auch frei gelassen werden.

BarcodeFieldDer Standardwert von BarcodeField ist "h_sinfo_barcode". Mit dem BarcodeField kann optional eine Id generiert werden. Dies wird über die Ressource CreateBarcodeId gesetzt.
CreateBarcodeId

Ist die Option True, wird in BarcodeFiel entsprechend eine Id zugewiesen

BlackListFileNamesHier werden Schlagwörter gepflegt. Anhänge die diese im Dateinamen beinhalten werden aussortiert.
CompanyCode

Beinhaltet den festen Buchungskreis (Company Code), sofern über die Regeln nichts anderes definiert wird.

Client Optionale Angabe eines Mandanten für die Kreditorenfindung im ZUGFeRD Szenario.
CompanyCodeFieldDas Feld für den Buchungskreis (CompanyCode).
ClearingAction

Gibt an, wie das System im Fehlerfall reagieren soll.

  • DELETE - Der Vorgang wird gelöscht.
  • KEEP - Der Vorgang verbleibt in der Verarbeitungsqueue.
  • EMAIL - Der Vorgang wird via E-Mail zur Prüfung an eine entsprechende Klärungsstelle weitergeleitet.
ClearingSubjectGibt den E-Mail Betreff für das Clearing an.
ClearingTextZeigt den E-Mail-Body für das Clearing an.
EMLPathEMLPath gibt den Pfad für den Ablageort der Email-Rechnungen (.eml Files) an. Der Ordner dient auch als Zwischenspeicher für das Merging der Rechnung zum Original.
InvoiceOriginFieldDer Standardwert von InvoiceOriginField ist "h_sinfo_origin" und beinhaltet das Zielfeld für die Herkunft der Rechnung. Die Angabe des Zielfelds kann auch frei gelassen werden.
NewInvoiceSubjectNewInvoiceTextRecipientsClearingDefiniert den E-Mail Betreff für neue Rechnungen.
Informationstext im E-Mail-Body für neue Rechnungen.
Enthält eine mit Komma getrennte E-Mail Empfängerliste für Probleme. Liegt z.B. eine E-Mail ohne Anhang vor, dann wird einer Empfänger benachrichtigt. Dieser Wert gilt als Default, sofern keine Buchungskreisabhängige Konfigurationen vorliegen.
RecipientsNewInvoiceEnthält eine mit Komma getrennte E-Mail Empfängerliste für neue Rechnungen. Hier bekommen die Empfänger eine Benachrichtigung, wenn neue Rechnungen eingehen. Dieser Wert gilt als Default, sofern keine Buchungskreisabhängige Konfiguration vorliegt.
ValidInvoiceFileNames

Enthält die Liste (Zeilenweise) mit den gültigen Rechnungsdateinamen inkl. Erweiterung (z.B. Rechnung.pdf). Falls keine Liste konfiguriert ist, gelten alle eingehenden Anlagen als gültige Rechnungen.

Note
titleHinweis

Dateiformate wie z.B. Microsoft Word oder PDF-Dateien, die nicht der Namenskonvention entsprechen, werden nicht verarbeitet.

ActiveSaveAttachmentsDie ZUGFeRD Verarbeitung kann hierüber aktiviert werden. Für die ZUGFeRD-Bearbeitung ist eine Lizenzierung erforderlich.ExportserviceHier wird der Exportservice für die ZUGFeRD oder Fattura PA PDF's definiert. Für die ZUGFeRD PDF's ist keine zusätzliche Datenextraktion erforderlich.Hier kann gesteuert werden, ob Anlagen (keine Rechnungen) gespeichert werden sollen. Diese werden nach der Extraktion wieder zusammengeführt.
SetSinfoFieldsBei True setzt die Option den Käufer und die Herkunftsinformation (ZUGFeRD oder FatturaPA)

ZUGFeRD

ZUGFeRD_ActiveDie ZUGFeRD Verarbeitung kann hierüber aktiviert werden. Für die ZUGFeRD-Bearbeitung ist eine Lizenzierung erforderlich.
ZUGFeRD_ConversionScheme

Auswahl des Konvertierungsschemes für die  ZUGFeRD-Bearbeitung

ZUGFeRD_ExportServiceAuswahl des Exportservices für die  ZUGFeRD-Bearbeitung
ZUGFeRD_Keywords_CreditNote

Beinhaltet die Schlüsselwörter für den Dokumententyp: Gutschrift. Jedes Schlüsselwort wird dabei in eine eigene Zeile eingetragen. Die Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle.

ZUGFeRD_Keywords_InvoiceBeinhaltet die Schlüsselwörter für den Dokumententyp: Rechnung. Jedes Schlüsselwort wird in eine eigene Zeile eingetragen. Die Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle.
ZUGFeRD_QuantityUnits_MappingHier können die entsprechenden Mengeneinheiten gepflegt werden. Die Mengeneinheiten haben folgenden Aufbau: C62(Orginalwert aus ZUGFeRD)=ST(Wert der gesetzt wird) //(Begrenzung) Eins (Stück) Stk. (Kommentar)

FatturaPA

FatturaPA_ActiveDie FatturaPA Verarbeitung kann hierüber aktiviert werden. Für die FatturaPA-Bearbeitung ist eine Lizenzierung erforderlich.
FatturaPA_ConversionSchemeAuswahl des Konvertierungsschemes für die FatturaPA-Bearbeitung
FatturaPA_ExportServiceAuswahl des Exportservices für die FatturaPA-Bearbeitung
FatturaPA_Keywords_CreditNoteBeinhaltet die Schlüsselwörter für den Dokumententyp: Gutschrift. Jedes Schlüsselwort wird dabei in eine eigene Zeile eingetragen. Die Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle.
FatturaPA_Keywords_InvoiceBeinhaltet die Schlüsselwörter für den Dokumententyp: Rechnung. Jedes Schlüsselwort wird in eine eigene Zeile eingetragen. Die Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle.
FatturaPA_QuantityUnits_MappimgHier können die entsprechenden Mengeneinheiten gepflegt werden.
Regeln
CompanyCode_n

Hier werden Regeln zur Zuweisung von Buchungskreisen konfiguriert. Es können mehrere Regeln angegeben werden, dazu jew. eine Regel mit forlaufender Nummerierung.

Aktuell werden drei Modis unterstützt:

  • SENDER → Hierüber wird über den Absender der E-Mail ein Buchungskreis zugewiesen
  • RECIPIENT → Hierüber wird über die Empfängeradresse ein Buchungskreis zugewiesen
  • REGEX → Über einen regulären Ausdruck kann der Betreff (Subject) der E-Mail ausgewertet werden. Bei Übereinstimmung wird der passende Buchungspreis zugewiesen

CompanyCode,RuleType,RuleConfig

Beispiel:

CompanyCode_1 = 1000,REGEX,d{6}

Beispiel:

CompanyCode_2 = 1000,SENDER,rechnungsversand@Firma-xyz.de

Beispiel:

CompanyCode_3 = 2000,RECIPIENT,invoice-DE@cto.de
Info
titleInformation

Die Nummerierung der Regeln beginnt bei "1".

Exportservice_n

Recipient,Exportservice

Beispiel:

Exportservice_1 = invoice@cto.de,/ExampleExport
Info
titleInformation

Die Nummerierung der Regeln beginnt bei "1".

RecipientsClearing_CCEine mit Komma getrennte E-Mail Empfängerliste bei Problemen (Buchungskresabhängig / Präfix CC + CompanyCode)
RecipientsNewInvoice_CCEine mit Komma getrennte E-Mail Empfängerliste bei neuen Rechnungen (Buchungskresabhängig / Präfix CC + CompanyCode)

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