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Einleitung

CLARC EINVOICE bietet umfassende Funktionen für das elektronische Rechnungseingangsmanagement in Unternehmen.

Im Unterschied zu der herkömmlichen Rechnungsverarbeitung erfolgt die elektronische Rechnungsverarbeitung papierlos auf digitalem Wege. Beginnend vom Rechnungseingang kann der gesamte Prozess bis hin zur Übertragung der Rechnungsmetadaten samt Rechnungsdokumenten und Original in die CLARC ENTERPRISE Verarbeitungstrecke und entsprechende Folgesysteme automatisiert durchgeführt werden.

Über CLARC EINVOICE können zum einen klassische PDF-Rechnungen und zum anderen PDF-Rechnungen mit unterschiedlichen Formaten wie zum Beispiel ZUGFeRD, Fattura PA verarbeitet werden. Dabei werden, die in der PDF-Datei eingebetteten Metadaten ausgelesen und in den Prozess weitergegeben.

Für das EINVOICE Szenario ist CLARC MAILCAPTURE die Input-Basistechnologie. CLARC MAILCAPTURE wird dabei in die Mailserverumgebung integriert und stellt umfassende Funktionen zur Verarbeitung von E-Mails bereit.

In CLARC MAILCAPTURE können Funktionspostfächer eingerichtet werden, die je nach Einstellung automatisch angelegt, verwaltet und konfiguriert werden können. In bestimmten Zeitabständen werden diese Postfächter nun gepollt und mittels POP3 und IMAP4 übertragen. Beim SMTP-Verfahren erfolgt die Weiterleitung der Rechnungen direkt.

Die Übertragung der Daten kann durch SSL (Secure Socket Layer) und TLS (Transport Layer Security) verschlüsselt werden.

Alle Konfigurationsinformationen finden Sie im Bereich MAILCAPTURE Postfachkonfiguration.

Im Anschluss erfolgt die Verarbeitung der aufbereiteten PDF-Rechnungen mit und ohne ZUGFeRD oder Fattura PA Daten durch CLARC EINVOICE. Handelt es sich um eine PDF-Rechnung ohne ZUGFeRD und Fattura PA Daten wird diese Rechnung nach der Aufbereitung an den CLARC INVOICE READER zur Datenextraktion weitergeleitet. Die elektronischen Rechnungen werden direkt verarbeitet und automatisch an weitere Systeme weitergeleitet. Darüber hinaus kann die Originale eml-Datei samt aller ausgelesenen Rechnungsmetadaten sowie die PDF-Datei bei der Überführung mitgeführt werden.

Basis-Konfiguration

Im C4 wird CLARC EINVOICE unter folgendem Konfigurationsknoten verwaltet:

/clarc/Scripts/Process/xControl/eInvoice
ParameterBeschreibung

Allgemeine Properties

InvoiceOriginField

Der Standardwert von InvoiceOriginField ist "h_sinfo_origin" und beinhaltet das Zielfeld für die Herkunft der Rechnung. Die Angabe des Zielfelds ist optional.

BarcodeFieldDer Standardwert von BarcodeField ist "h_sinfo_barcode". Mit dem BarcodeField kann optional eine Id generiert werden. Dies wird über die Ressource CreateBarcodeId gesetzt.
CreateBarcodeId

Ist die Option True, wird in BarcodeFiel BarcodeField entsprechend eine Id zugewiesen.

BlackListFileNamesHier werden Schlagwörter gepflegt. Anhänge die diese im Dateinamen beinhalten werden aussortiert.
CompanyCode

Beinhaltet den festen Buchungskreis (Company Code), sofern über die Regeln nichts anderes definiert wird.

Client Optionale Angabe eines Mandanten für die Kreditorenfindung im ZUGFeRD Szenario.
CompanyCodeFieldDas Feld für den Buchungskreis (CompanyCode).
ClearingAction

Gibt an, wie das System im Fehlerfall reagieren soll.

  • DELETE - Der Vorgang wird gelöscht.
  • KEEP - Der Vorgang verbleibt in der Verarbeitungsqueue.
  • EMAIL - Der Vorgang wird via E-Mail zur Prüfung an eine entsprechende Klärungsstelle weitergeleitet.
ClearingSubjectGibt den E-Mail Betreff für das Clearing an.
ClearingTextZeigt den E-Mail-Body für das Clearing an.
EMLPathEMLPath gibt den Pfad für den Ablageort der Email-Rechnungen (.eml Files) an. Der Ordner dient auch als Zwischenspeicher für das Merging der Rechnung zum Original.
InvoiceOriginFieldDer Standardwert von InvoiceOriginField ist "h_sinfo_origin" und beinhaltet das Zielfeld für die Herkunft der Rechnung. Die Angabe des Zielfelds ist optional.
NewInvoiceSubjectDefiniert den E-Mail Betreff für neue Rechnungen.
NewInvoiceTextInformationstext im E-Mail-Body für neue Rechnungen.
RecipientsClearingEnthält eine mit Komma getrennte E-Mail Empfängerliste für Probleme. Liegt z.B. eine E-Mail ohne Anhang vor, werden diese Empfänger benachrichtigt. Dieser Wert gilt als Default, sofern keine Buchungskreisabhängige Konfigurationen vorliegen.
RecipientsNewInvoiceEnthält eine mit Komma getrennte E-Mail Empfängerliste für neue Rechnungen. Hier bekommen die Empfänger eine Benachrichtigung, wenn neue Rechnungen eingehen. Dieser Wert gilt als Default, sofern keine Buchungskreisabhängige Konfiguration vorliegt.
ValidInvoiceFileNames

Enthält die Liste (Zeilenweise) mit den gültigen Rechnungsdateinamen inkl. Erweiterung (z.B. Rechnung.pdf). Falls keine Liste konfiguriert ist, gelten alle eingehenden Anlagen als gültige Rechnungen.

Note
titleHinweis

Dateiformate wie z.B. Microsoft Word oder PDF-Dateien, die nicht der Namenskonvention entsprechen, werden nicht verarbeitet.

SaveAttachmentsHier kann gesteuert werden, ob Anlagen (keine Rechnungen) gespeichert werden sollen. Diese werden vor der Übergabe an das Zielsystem wieder zusammengeführt.
SetSinfoFieldsBei True setzt die Option den Käufer und die Herkunftsinformation (ZUGFeRD oder FatturaPA)

ZUGFeRD

ZUGFeRD_ActiveDie ZUGFeRD Verarbeitung kann hierüber aktiviert werden. Für die ZUGFeRD-Bearbeitung ist eine Lizenzierung erforderlich.
ZUGFeRD_ConversionScheme

Auswahl des Konvertierungsschemes für die  ZUGFeRD-Bearbeitung.

ZUGFeRD_ExportServiceAuswahl des Exportservices für die  ZUGFeRD-Bearbeitung.
ZUGFeRD_Keywords_CreditNote

Beinhaltet die Schlüsselwörter für den Dokumententyp: Gutschrift. Jedes Schlüsselwort wird dabei in eine eigene Zeile eingetragen. Alle Werte sind Case-Insenstive.

ZUGFeRD_Keywords_InvoiceBeinhaltet die Schlüsselwörter für den Dokumententyp: Rechnung. Jedes Schlüsselwort wird in eine eigene Zeile eingetragen. Alle Werte sind Case-Insenstive.
ZUGFeRD_QuantityUnits_Mapping

Hier können die entsprechenden Mengeneinheiten gepflegt werden. Die Mengeneinheiten haben folgenden Aufbau:

Code Block
C62(Orginalwert aus ZUGFeRD)=ST(Übersetzter Wert) // Kommentar

FatturaPA

FatturaPA_ActiveDie FatturaPA Verarbeitung kann hierüber aktiviert werden. Für die FatturaPA-Bearbeitung ist eine Lizenzierung erforderlich.
FatturaPA_ConversionSchemeAuswahl des Konvertierungsschemes für die FatturaPA-Bearbeitung.
FatturaPA_ExportServiceAuswahl des Exportservices für die FatturaPA-Bearbeitung.
FatturaPA_Keywords_CreditNoteBeinhaltet die Schlüsselwörter für den Dokumententyp: Gutschrift. Jedes Schlüsselwort wird dabei in eine eigene Zeile eingetragen. Alle Werte sind Case-Insenstive.
FatturaPA_Keywords_InvoiceBeinhaltet die Schlüsselwörter für den Dokumententyp: Rechnung. Jedes Schlüsselwort wird in eine eigene Zeile eingetragen. Alle Werte sind Case-Insenstive.
FatturaPA_QuantityUnits_MappingHier können die entsprechenden Mengeneinheiten gepflegt werden.
Regeln
CompanyCode_n

Hier werden Regeln zur Zuweisung von Buchungskreisen konfiguriert. Es können mehrere Regeln angegeben werden, dazu jeweils eine Regel mit fortlaufender Nummerierung.

Aktuell werden drei Modi unterstützt:

  • SENDER → Hierüber wird über den Absender der E-Mail ein Buchungskreis zugewiesen
  • RECIPIENT → Hierüber wird über die Empfängeradresse ein Buchungskreis zugewiesen
  • REGEX → Über einen regulären Ausdruck kann der Betreff (Subject) der E-Mail ausgewertet werden. Bei Übereinstimmung wird der passende Buchungspreis zugewiesen

CompanyCode,RuleType,RuleConfig

Beispiel:

Code Block
CompanyCode_1 = 1000,REGEX,d{6}

Beispiel:

Code Block
CompanyCode_2 = 1000,SENDER,rechnungsversand@Firma-xyz.de

Beispiel:

Code Block
CompanyCode_3 = 2000,RECIPIENT,invoice-DE@cto.de
Info
titleInformation

Die Nummerierung der Regeln beginnt bei "1".

Exportservice_n

Recipient,Exportservice

Beispiel:

Code Block
Exportservice_1 = invoice@cto.de,/ExampleExport
Info
titleInformation

Die Nummerierung der Regeln beginnt bei "1".

RecipientsClearing_CCn

Die hier aufgeführten E-Mail Empfänger werden bei Problemen, wie beispielsweise Empfänger-Zuordnungen, entsprechend kontaktiert.

Beispiel:

Code Block
RecipientsClearing_CC1000 (UCS4STR) info@cto.de,invoice@cto.de
RecipientsNewInvoice_CCn

Die hier aufgeführten E-Mail Empfänger werden bei eingehenden neuen Rechnungen entsprechend kontaktiert.

Beispiel:

Code Block
RecipientsNewInvoice_CC1000 (UCS4STR) info@cto.de,invoice@cto.de

Lizenzmodule

CCEINVOICE
CCZUGFERDREADER

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